数藏千卷档 智启万端通 —— 企业职工养老保险经办系统业务档案数字化工作推进建议

　　（作者：宝鸡市凤翔区养老保险经办中心  侯红芳   韩军学     初审：央行 通达    审编：杨川）

　　近年来，遵照省市工作部署，宝鸡市养老保险经办系统稳步推进档案数字化工作，成效显著。其中凤翔经办中心先行探索实践，自 2019 年启动业务档案数字化扫描加工，至 2020 年底率先圆满完成各项试点任务，并积极推广数字化成果应用，切实便民利民。现结合凤翔及其他县区实践经验，提出如下推进建议，供同行参考。

　　一、全市业务档案数字化工作现状概览

　　2018 年，凤翔经办中心被省社保局列为全省档案数字化工作试点单位。该中心于当年启动相关工作，先后两次完善档案数字化实施方案，2019 年正式实施推进。截至 2020 年底，其 1986 年 10 月成立至 2019 年 12 月的全部库存业务档案数字化加工工作全面完成，成果通过区档案局验收，并接入区档案管理系统，纸质档案已悉数移交区档案馆。此外，该中心档案室 2011 年 10 月通过宝鸡市档案局 AAA 级验收，2016 年 12 月通过 AAA 级复审，成为宝鸡市养老保险经办系统中唯一通过档案 AAA 级复审的单位。自 2022 年起，宝鸡市其他经办中心陆续开展档案数字化工作，目前进展不一，正有序推进中。

　　二、存量纸质档案整理规范

　　存量纸质档案数字化加工前，各经办中心需组织专业人员进行全面分类整理，秉持量力而行、节俭办事原则，避免铺张浪费与遗留隐患。

　　（一）档案分类界定

　　2019 年 10 月陕西省企业职工养老保险业务核三系统上线后形成的档案为增量档案，办理业务时通过高拍仪拍摄实现数字化，可在业务系统中随时调阅查询，无需对留存纸质资料再行数字化加工；2019 年 10 月以前的纸质档案均为存量档案，需进行数字化加工。

　　（二）存量档案整理原则

　　2010 年以前的纸质档案仍按原档案规定以卷为单位整理；2010 年至 2019 年之间的纸质档案，需依据《社会保险业务档案管理规定》按件分为五类整理，即社会保险管理类、社会保险费征缴类、社会保险待遇类、养老保险稽核监管类、基金会计类。其中基金会计类按财务规定单独整理保管，无需进行档案数字化加工。

　　三、纸质档案数字化加工标准

　　（一）影像文件要求

　　质量上，加工后的影像档案需保存 JPG 及 PDF 两种格式，图片需完整、字迹清晰、无明显倾斜与黑边。命名规则方面，PDF 文件按照 “档号。pdf” 命名，例如 0083-GLL・1992-2-0001-0001.pdf。存放目录则遵循 “全宗号 / 类别代码 / 年度 / 案卷目录号 / 案卷号 /” 的规则逐次保存，如 0083-GLL・1992-2-0001-0001.pdf 文件需存于子文件夹 0083\GLL\1992\2\0001 下。

　　（二）目录文件规范

　　目录题名应包含单位名称或个人名称、时间、事项等要素。对于《个人账户对账单》等按单位整理的个人账户管理材料，目录需按页分开，且目录栏要包含该影像文件上的所有人名。对于《基本养老保险关系转移表》参保人员登记材料，原按个人办理的，题名应含个人名称；原按单位办理的，题名应包含单位名称及该影像文件上的所有人名。对于补缴费申报核定等征缴核定材料，单位不存在人员原按个人办理的，题名含个人名称；原按单位办理的，题名含单位名称及该影像文件上的所有人名。

　　四、数字化加工成果保存与运用方式

　　数字化加工成果需同时存储于光盘和硬盘，使用时拷贝至另一硬盘，并实现异地备份。保存成果的硬盘与提供对外查询等服务的硬盘不应置于同一台电脑。数字化加工成果需在区县档案局全套保存，并接入区县档案管理系统，以实现便捷高效查询，纸质档案则全部移交区县档案馆。同时，区县经办中心需保存全套数字化加工成果，并及时导入业务系统，实现全市乃至全省通查。

　　五、工作推进具体建议

　　（一）明确数字档案定位效力

　　确立数字档案的主导地位，构建以数字档案为主、纸质档案为辅的社会保险档案管理体系，推动数字化档案应归尽归。依据标准规范电子档案的建立、生成与使用，确保来源可靠、程序规范、要素合规的数字档案与纸质档案具备同等效力。

　　（二）有序推进存量档案数字化

　　以 2019 年 10 月核心系统上线为界，增量纸质档案在办理业务时通过高拍仪拍摄已实现数字化，无需再扫描加工。对于 2019 年 10 月以前的存量纸质档案，各经办中心需制定计划表，做好分类精简，按从远到近、由旧到新的顺序，条件具备的一次性完成，条件不足的可逐年分批推进数字化加工。开发优化存量档案导入业务系统的程序，及时将加工完成的数字化成果导入核心业务系统，方便全市乃至全省档案查询利用，正如 “工欲善其事，必先利其器”，完善的系统支撑是高效利用的基础。

　　（三）规范增量档案电子化流程

　　依据新的《电子档案管理办法》，规范增量档案的整理归档、移交接收、保管处置、开发利用等流程，修订完善电子档案管理制度。提高高拍仪拍摄图片的规范化、标准化水平，确保像素清晰度、规格等符合规定，力争留存纸质档案与拍摄图片完全一致。省级需根据电子档案管理需求，对核心三版业务系统、档案管理系统进行改造升级，以适应新形势下档案管理发展需要。主动邀请省市档案管理部门参与指导，建立经常性沟通协调机制，全程介入系统改造升级过程，确保改造高效有序、风险可控、分步推进、质量稳定，最终实现增量电子化档案符合档案部门管理要求并顺利移交。

　　（四）拓展电子档案多元应用场景

　　将所有存量档案数字化成果导入业务系统，所有增量档案在业务系统内完成规范标准电子化。积极拓展开发利用档案数字化成果，提升电子档案信息化查询利用效能，强化档案管理工作，推进全省社保业务档案管理精细化、标准化、一体化建设。借助网络实现全省各经办机构间档案信息的共享、查询、移交与传递，通过通用 WEB 查询平台和统一权限管理，使各经办机构分支机构均可实现跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览与下载利用。同时，将电子档案广泛应用于内审监督，强化基金管理，保障基金安全。

　　（五）培育专业化档案管理队伍

　　“功以才成，业由才广”，加快档案数字化工作离不开专业人才支撑。定期开展电子档案设施、计算机应用、数字化技术等培训，打造一支作风优良、专业技术强的档案管理人员队伍，为社保档案管理工作高质量发展提供人才保障。