全力推进档案数字化工作 开启经办服务新高度------凤翔县养老保险经办中心档案数字化试点工作经验

  随着大数据时代的来临,科学技术日新月异,社保事业快速发展,传统的纸质档案已不能满足新形势下经办服务的需求,电子档案代替纸质档案是发展的必然,档案数字化是大势所趋。2018年,凤翔县养老保险经办中心被省社保局列为全省档案电子化唯一试点县,两年来,该中心抓住这一重要机遇,在省局市处的大力支持下,坚持问题导向,紧紧围绕“经办为民、服务高效”的目标,大刀阔斧,敢为人先,以实际行动抓好试点任务落实,圆满完成了档案数字化各项工作任务,开启了经办服务新高度。

  思想先行、目标明确、组织到位

  近年来,他们按照“互联网+社保”的思路,充分应用“智慧社保”,顺应群众需求,开拓创新。从全国第二家社保政务微博到全省首家场景式服务网站,从远程认证到掌上认证,从传统的柜员经办到远程服务,从多岗流转到一岗办结;一系列便民利民之举,使经办能力大幅提升,也为他们赢得了“全国人力资源和社会保障先进集体”殊荣,为中心谋求新发展,实现档案数字化奠定了坚实的思想基础、行动基础,为全力打造服务新高度做好了前期准备。

  思想引领行动,观念决定高度,任务就是使命,担当才有作为。争取到试点任务后,中心领导高度重视,成立档案数字化工作领导小组,多次召全体人员大会研讨,及时制定《凤翔县养老保险经办中心推进数字档案室创建工作实施方案》,落实资金人员,积极组织实施。2019年,经过与县档案局多次协商,根据新变化对创建实施方案进行了适当调整完善。

  档案数字化,最重要的要有一个正确的发展方向,既要符合档案规定又要提升服务水平,既要可复制可推广也要体现县区实际。经过与档案部门、其他行业的沟通学习,该中心形成了“存量档案数字化、增量档案电子化”的发展思路,明确了建设目标:

  1、电子档案与业务系统无缝集成。档案不再是单纯的档案,要和业务建立起关联性。

  2、每笔业务都有对应的电子档案。

  3、以影像档案为基准,所有纸质档案都有影像档案。影像档案、纸质档案相互可追溯。

  4、业务办理与电子档案收集同步。

  5、电子档案采集、整理、归档的每个环节安全措施全覆盖。

  分类实施、稳步推进、成效显著

  该县根据养老业务系统的变化,将业务档案分为增量档案与存量档案。2019年后新版核三业务系统上线后产生的档案都属于增量档案,2019年以前形成的所有业务档案都为存量档案。

  增量档案整理办法的变化。档案整理办法要适应业务经办流程的变化,从2015年开始,养老保险业务经办从专管员制逐步转变为综合柜员制。专管员制下一个岗位只管理一类事务,综合柜员制实行后一个岗位办理多类事务,征缴类、待遇类都有可能涉及,尤其是新版核三系统上线运行后,原来按照类别整理档案的办法就出现了一些问题:由谁来整理?什么时候整理?如何整理?经过深入调查研究,他们对原有的档案流程进行了动作分析、流程再造,参考了其他行业的成功经验,并反复与档案局、软件公司磋商,从实际出发,从效率出发,提出了一个全新的电子档案整理思路:“以影像档案为基准,纸质档案从按照类别整理变为按照经办时间整理,影像档案按照类别、时间建立双索引”。目前此方案已在新版核三业务系统的经办管理服务规程中得以体现。新版核三业务系统上线后,资料在业务办理过程中通过高拍仪拍摄上传后,全部实现了档案数字化。

  存量档案的数字化加工。该中心档案室2011年10月通过宝鸡市档案局AAA级验收, 2016年12月成为宝鸡市养老保险经办系统唯一通过档案AAA级复审的单位。对于存量的纸质档案,处理的指导思想是进行数字化加工,让纸质“死档案”变成信息“活档案”,在网上跑起来动起来,更好的为经办管理服务。从2019年6月开始,他们在县档案局指导下制订了档案加工合同,对所有库存业务档案由县档案局公开招标确定的专业公司进行数字化加工扫描。

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  纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、条目录入、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据备份、数据验收。在加工过程中,中心抓住档案整理、条目录入两个关键节点,把保证档案完整性、录入准确性作为重点任务,严格按照《纸质档案数字化技术规范》执行,发现问题及时整改,保证了加工质量,确保一次验收通过。

  截至2020年10月,该中心1986年10月至2019年12月的全部库存纸质业务档案完成了数字化加工扫描,总计2226盒(卷),数字化加工成果已经县档案局验收通过。2011年以前1315卷纸质档案全部移交县档案局管理,档案影像全部接入县档案局档案管理系统和核心三版业务系统,提高了档案查询利用效能。根据档案管理相关规定,对2011年以后距今10年以内的911盒业务档案继续由本单位管理。

  拓展应用、服务为民、创新发展

  凤翔中心业务档案数字化的探索与实践,必将推动全系统档案管理工作的发展。为了达到便民、高效、节约资源的目的,他们将继续完善档案数字化后续工作,拓展应用,创新发展:一是促进完善核三业务系统中的档案程序,整合打印检索等功能,以便查询更加快捷高效;二是继续拓展档案数字化的应用,发挥监督内审等功能;三是创新再发展,达到档案资源共享,多次利用的目的。下一步,凤翔中心将利用数字化技术,将参保群众在业务办理中经常用到的身份证、户口本、社保卡等身份证明证件材料,进行提取保存,打造电子证件库的应用功能,以便于参保群众在日后办理业务时重复提供,经办机构重复拍照留存。在业务办理时只需提供原件与电子证件库证件进行比对通过即可,一方面方便了参保群众,另一方面为经办机构节约了档案数字化资源,真正达到资源共享,多次利用的目的。

  (侯红芳  韩军学 杨迪)

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